新宿御苑行政書士事務所（以下「当事務所」といいます。）は、当事務所が提供するＡＤＲ（調停）サービスその他の業務（以下「本サービス等」といいます。）において取得する個人情報を、個人情報の保護に関する法律その他関係法令・ガイドラインを踏まえ、適切に取り扱います。
第１条（適用範囲）
本方針は、本サービス等の提供に関連して当事務所が取得・利用・管理する個人情報に適用されます。
第２条（取得する情報）
当事務所は、本サービス等の提供に必要な範囲で、以下の情報を取得します。
１ 当事者等の基本情報
氏名、住所、生年月日、連絡先（電話番号、メールアドレス等）、家族関係・紛争の概要等、申立て・手続運用に必要な情報
２ 提出資料等
当事者等が当事務所に提出する依頼書、メモ、資料、申出書、請求書その他一切の資料（原則として電子メッセージ等の電磁的方法による提出を含む。）
３ 本人確認に関する情報
（１）対面の場合：本人確認書類の提示を受け、必要情報が記載された部分を撮影し、セッション記録の一部として保存する場合があります。
（２）オンラインの場合：本人確認書類をカメラに提示いただき、当該書類が明確に映る状態で画面キャプチャ（静止画像）を取得する場合があります。キャプチャで判読困難な場合、本人確認書類の写しの提出を求める場合があります。
（３）マイナンバーカードを本人確認書類とする場合：個人番号等の保護の観点から、裏面の提示・取得（撮影・キャプチャ）は行いません。
４ 調停（セッション）運用に伴い記録される情報
セッション実施の経緯、日時・場所（オンラインの場合はその旨を含む。）、セッション記録、調停合意書の内容、終了理由・年月日等、調停記録として保存される情報
５ 苦情対応に関する情報
苦情申出書、調査・検討・処理結果等、苦情受付簿として保存される情報（非公開）
第３条（利用目的）
当事務所は、取得した個人情報を、以下の目的の範囲内で利用します。
１ 本サービス等の提供、運用、連絡・通知、本人確認、事務処理（費用請求・入金確認・返金対応を含む。）
２ 調停（セッション）の実施、別席調停を含む進行管理、調停合意書等の作成、調停記録の作成・保存・管理
３ 調停記録の閲覧・謄写・受信等の請求への対応
４ 苦情の受付、調査、検討、処理および結果通知
５ 法令等に基づく対応、紛争・トラブルの予防および対応、権利の保護
６ 研究・研修の資料としての活用（当事者の同意を得て、個人や内容が特定されないよう必要な措置を講じたうえで行う場合に限ります。）
第４条（第三者提供）
当事務所は、次の場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。
１ 本人の同意がある場合
２ 法令に基づく場合
３ 人の生命・身体・財産の保護のために必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
４ その他、個人情報保護法により第三者提供が認められる場合
第５条（委託・外部サービスの利用）
１ 当事務所は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部または一部を外部事業者に委託することがあります。この場合、当事務所は、委託先の適切な監督を行います。
２ 当事務所は、オンライン調停のウェブ会議システムとして Microsoft Teams を利用します。オンライン調停の実施に伴い、通信・会議機能の提供者により一定の情報が処理される場合があります（詳細は当該提供者の定める条件・方針に従います。）。
第６条（安全管理措置）
当事務所は、個人情報（調停記録・苦情受付簿を含む。）の漏えい、滅失、毀損等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
例：電磁的記録のアクセス制御（パスワード設定等）、書面の施錠保管、管理責任者による管理、閲覧権限の制限等。
第７条（保存期間）
１ 調停記録（本人確認情報を含み得ます。）は、原則として当該調停の終了日から１０年間保存します。ただし、案件の性質その他の事情を考慮して必要と認める場合は、１０年を超えて保存することがあります。
２ 苦情受付簿は、苦情処理が完了した日から３年間保存します。
３ 前各項のほか、法令上・業務上必要な期間、または紛争対応上必要な期間、関連情報を保存する場合があります。
第８条（廃棄・消去）
保存期間を経過した情報は、復元できない方法による完全消去、または判読できない方法による裁断等、適切な方法で廃棄します。
第９条（開示等の請求）
１ 当事務所は、個人情報保護法に基づく保有個人データの開示、訂正・追加・削除、利用停止等の請求に、法令に従い適切に対応します。
２ 調停記録の閲覧・謄写・受信については、当事務所の業務規程等に定める要件・手続・手数料に従い取り扱います。
第１０条（問い合わせ窓口）
本方針および個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、下記窓口までご連絡ください。
【事務所名】新宿御苑行政書士事務所
【担当】所長
【住所】 〒160-0022 東京都新宿区新宿5-6-2-803
【メール】 info@shinjuku-gyoen.com
【電話】 03-4400-5577
第１１条（本方針の変更）
当事務所は、法令改正、運用変更等に応じて本方針を変更することがあります。変更後の内容は、当事務所ウェブサイトへの掲載その他当事務所が適切と判断する方法で周知します。